REGULAMIN korzystania ze służbowej poczty elektronicznej

Specjalny Ośrodek Szkolno -Wychowawczy w Wągrowcu

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

 

§1

1. Regulamin niniejszy ustala zasady korzystania ze służbowej poczty elektronicznej w

Specjalnym Ośrodku Szkolno – Wychowawczym przy ul. Kcyńskiej 48 w Wągrowcu.

2. Niniejszy regulamin określa zasady udostępniania kont pocztowych w ramach systemu służbowej poczty elektronicznej.

3. Regulamin określa:

1) procedurę nadania pracownikowi adresu służbowej poczty elektronicznej oraz zasady stosowania hasła;

2) zakres czynności, jakie pracownik ma obowiązek wykonywać za pośrednictwem poczty elektronicznej;

3) sposób i zakres kontroli pracodawcy nad służbową pocztą pracowników.

§2

1. Nadzór i opiekę techniczną nad systemem służbowej poczty elektronicznej sprawuje Dorota Szymańska.

 

ROZDZIAŁ II

Zasady korzystania ze służbowej poczty elektronicznej przez pracownika

 

§3

1. Pracownik prowadzący sprawy kadrowe zobowiązuje nowo zatrudnionego pracownika, by zgłosił się do Administratora w celu nadania mu adresu służbowej skrzynki poczty elektronicznej.

2. Adres skrzynki pocztowej zostanie utworzony zgodnie z następującym wzorcem:

1 litera imienia.nazwisko@soswwagrowiec.com.pl

3. Osoba uprawniona, przekaże pracownikowi szczegóły dotyczące pierwszego logowania, pracownik sam nadaje hasło do poczty.

4. Dostęp do konta pocztowego jest chroniony hasłem i z uwagi na bezpieczeństwo systemu pocztowego oraz danych Użytkownika hasło musi być tajne, to znaczy znane wyłącznie Użytkownikowi. W przypadku odtajnienia hasła należy niezwłocznie zmienić je na nowe.

5. Hasło nie powinno być zbyt proste lub oczywiste do odgadnięcia przez osoby trzecie. Powinno ono spełniać warunki:

a) zawierać co najmniej 8 znaków,

b) zawierać wielkie i małe litery,

c) zawierać co najmniej 1 cyfrę lub znak specjalny, np. ! " # $ % & ‘ ( ) * + , -. / : ; < = > ? @

 

§ 4

1. Każdemu użytkownikowi zostanie przyznana  na serwerze  skrzynka pocztowa.

2. Maksymalna pojemność skrzynki to 1000 MB

3. Kontrola wolnego miejsca w skrzynce pocztowej w ramach przyznanej przestrzeni dyskowej leży po stronie pracownika. Wiadomości, które nie wymagają przechowywania w celu ich przyszłego wykorzystania powinny być regularnie przez pracownika usuwane ze skrzynki pocztowej.

4. Pracownik samodzielnie archiwizuje pocztę.

5. Pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za utraconą pocztę.

 

§ 5

1. Dostęp do służbowego konta pocztowego możliwy jest za pomocą przeglądarki internetowej poprzez stronę internetową: https://panel.nazwa.pl/

 

§ 6

1. Pracownik jest zobowiązany do korzystania z przyznanego mu adresu mailowego do wszelkiej korespondencji służbowej z innymi pracownikami placówki.

2. Przy korespondencji pracownik zobowiązany jest do:

a) codziennego sprawdzenia zawartości skrzynki odbiorczej Konta Pocztowego (do godziny 20:00);

b) bezzwłocznego odpowiadania na e-mail’e;

c) podawania tematu e-mail’a oraz umieszczania swojego podpisu

Pracownik zobowiązuje się, że nie będzie działał w sposób naruszający prawa innych użytkowników systemu pocztowego oraz nie będzie przenosił prawa do korzystania ze swojej skrzynki pocztowej na osoby trzecie.

4. Pracownik ma prawo korzystać ze służbowego konta pocztowego w pełnym zakresie jego funkcjonalności pod warunkiem, że będzie to zgodne z obowiązującym prawem, normami społecznymi i obyczajowymi.

5. Pracownik powinien stosować odpowiednie środki ostrożności zapobiegające wprowadzeniu wirusów do systemu poczty elektronicznej.

 

ROZDZIAŁ III

Zakres i uprawnienia kontrolne pracodawcy dotyczące służbowej korespondencji elektronicznej pracownika

 

§ 7

1. Pracodawca zobowiązuje się dołożyć wszelkich starań w celu zapewnienia poprawnego działania systemu poczty elektronicznej oraz zobowiązuje się do udzielania wszelkiej możliwej pomocy w problemach związanych z obsługą służbowych kont pocztowych.

2. E-maile wysyłane z firmowej skrzynki pocztowej stanowią własność pracodawcy i pracodawca może je kontrolować.

3. Z uwagi na konieczność zapewnienia ochrony interesu i bezpieczeństwa pracodawca zastrzega sobie prawo do wglądu we wszystkie wiadomości pracownika o charakterze służbowym (zarówno w skrzynce odbiorczej, jak i nadawczej).

4. Kontrola służbowej korespondencji pracowników oraz ich poczty elektronicznej może nastąpić tylko w obecności pracownika.

5. Pracodawca ma prawo kontroli przestrzegania przez pracownika zasad korzystania ze służbowej poczty elektronicznej zgodnie z Regulaminem.

§ 8

SOSW nie ponosi odpowiedzialności za:

1) skutki wejścia przez osoby trzecie w posiadanie hasła umożliwiającego korzystanie z Konta Pocztowego,

2) utratę danych spowodowaną awarią sprzętu, systemu oraz innymi niezależnymi

okolicznościami,

3) przerwy w funkcjonowaniu systemu pocztowego zaistniałe z przyczyn technicznych

spowodowanych w szczególności konserwacją lub wymianą sprzętu oraz z innych przyczyn niezależnych od Ośrodka,

4) sposób wykorzystywania Konta Pocztowego przez Użytkownika oraz szkody jakie

poniósł na skutek nieprawidłowego zapisu lub nieprawidłowego odczytu wiadomości.

5) szkody wynikłe z użytkowania Konta Pocztowego,

6) treści przesyłane w systemie poczty elektronicznej.

 

Użytkownik ponosi odpowiedzialność za treść i zawartość listów przesyłanych za pośrednictwem  Konta Pocztowego.

§ 9

1. Pracodawca zastrzega sobie prawo do:

a) awaryjnego wyłączenia systemu bez uprzedniego powiadomienia użytkowników o tym fakcie,

b) zmiany zasad funkcjonowania systemu poczty elektronicznej a informacje o tym

fakcie będą podawane do wiadomości pracownikom za pomocą poczty elektronicznej,

c) zamykanie kont pocztowych osób, które przestają być pracownikami szkoły,

d) zablokowania skrzynek pocztowych w przypadkach wykorzystania ich w sposób niezgodny z przeznaczeniem i szeroko rozumianym interesem Ośrodka. W szczególności może to dotyczyć: wykorzystania skrzynek pocztowych do prywatnej działalności komercyjnej, zachowań naruszających zasady wymienione w niniejszym dokumencie, zachowań naruszających inne zasady i regulaminy

e) zmiany postanowień niniejszego Regulaminu.